< Назад ко всем идеям

Пришло время действовать – разрабатываем план восстановления бизнеса.

Как эффективно восстановить деятельность компании, прерванную в связи с пандемией COVID-19


Николас Бар, Директор глобальной практики по управлению операционными рисками DuPont Sustainable Solutions nicholas.bahr@consultdss.com


Внимание всего бизнес-сообщества по-прежнему приковано к борьбе с распространением COVID-19 (коронавируса). Вместе с этим, бизнес-лидеры озабочены смягчением его экономических последствий. Характер пандемии как продолжительной чрезвычайной ситуации, которая, в противопоставление разовому событию, нестабильна и изменчива, требует от руководителей чрезвычайной гибкости и креативности. Однако, пока руководители обсуждают возможность дистанционной работы своих сотрудников и грядущие изменения в цепочках поставок, драгоценное время, которое можно было посвятить планированию восстановительных мер, уходит. И хотя в настоящее время компании находятся на этапе реагирования, уже можно приступать к разработке плана восстановления бизнеса.

Многое о коронавирусе (и, соответственно, о его экономических последствиях) остается неизвестным. Сохранит ли вирус свою активность по окончании сезона гриппа в Северном полушарии? Будет ли возврат компаний к нормальной деятельности относительно скорым, или пандемия спровоцирует глобальную рецессию? По мере дальнейшего развития ситуации и все более широкого развертывания мер по обеспечению непрерывности деятельности и призванных предотвратить распространение вируса, крайне важно, чтобы руководство компаний уже сейчас задумалось о том, как компании будут возвращаться к полноценной работе.

Согласно недавнему исследованию DuPont Sustainable Solutions, посвященному управлению операционными рисками, руководители отдают приоритет мерам немедленного реагирования, не уделяя достаточно внимания подготовке к долгосрочному восстановлению. И хотя 70 процентов руководителей компаний уверены, что принятые в компании антикризисные меры защитят их от экономических последствий в ближайшей перспективе, 25 процентов не уверены в качестве своего антикризисного плана, а 33 процента и вовсе признают вероятность того, что любая мера, которая не сработает должным образом, может свести все усилия на нет. Все это свидетельствует о недостаточной подготовке компаний к последствиям нынешней пандемии.

Отсутствие готовности может предвещать и крах предприятия: по данным Федерального агентства США по чрезвычайным ситуациям, более 40% предприятий не открываются вновь после катастрофических событий, а из тех, кто все же открылся повторно, на плаву спустя два года остаются только 29% .


Как помочь своей компании оправиться от последствии пандемии коронавируса?


Проявите заботу о своих сотрудниках


Независимо от вида деятельности компании, ее важнейшим ресурсом всегда являются люди, поэтому забота о сотрудниках должна стать первоочередной задачей. На этапе реагирования компаниям следует организовать надежный канал постоянной связи со всеми сотрудниками. Реализованный в рамках такого канала механизм мониторинга позволит выявить заразившихся или пострадавших от вируса сотрудников или членов их семей. Рассмотрите также возможность организации рабочей среды в полностью или частично дистанционном режиме, чтобы часть сотрудников работала в офисе, а остальные – из дома. Компании должны проявлять чуткость к семьям сотрудников, их безопасности и здоровью. Действуйте на опережение, оперативно консультируйте семьи сотрудников относительно эффективных мер защиты в домашних условиях и в общественных местах во избежание заражения. Большинство людей черпают информацию, в том числе о самодиагностике вируса, из социальных сетей, которые зачастую распространяют слухи и непроверенные данные. Ни один сотрудник не сможет нормально работать, если он находится в страхе за свою семью.

Планируя меры по восстановлению бизнеса, разработайте контрольные процедуры, которые позволят подтвердить, что сотрудник полностью здоров, прежде чем он вернется к работе в офисе, а по его возвращении обеспечьте безопасную рабочую среду, отвечающую санитарным нормам. Все рабочие места и оборудование следует простерилизовать во избежание распространения инфекции.

Внедрите четкую систему управления

Одна из основных задач при планировании восстановительных мер – внедрение четкой модели управления с упором на оперативное принятие решений. Это особенно важно для крупных компаний с развитой иерархией и большим количеством процессов. Компании следует сформировать комитет (или иной исполнительный орган) по восстановлению деятельности компании, основной функцией которого станет распределение ответственности между региональными комитетами (или иными органами). Каждый из таких комитетов будет уполномочен принимать на местном уровне решения, касающиеся персонала и производственных активов (при необходимости). Будьте готовы к поэтапному восстановлению полноценной деятельности бизнеса. Скорее всего, полноценное восстановление деятельности компании не будет скорым. Это означает, что вам необходимо продумать, распланировать и структурировать процесс возврата сотрудников на рабочие места и перезапуска операционной деятельности. Отрепетируйте сценарии с различными комбинациями затрудняющих факторов – это поможет в подготовке.

Проведите оценку новых рисков

Учитывая неопределенность, характерную для данной пандемии (например, трансмиссивность и сезонность), крайне важно, чтобы компании провели повторную оценку рисков, используя три различных сценария:

  • Циркуляция вируса в течение 1-2 месяцев и кратковременные финансовые последствия для вашей компании
  • Циркуляция вируса в течение более 2 месяцев и глобальный экономический спад
  • Долговременная пандемия и устойчивая глобальная рецессия

Оценка рисков должна быть, в первую очередь, проведена по критически важным бизнес-операциям – это особенно касается задействованных в них сотрудников. Необходимо в полной мере проработать каждый сценарий в разрезе финансовых последствий, а также с учетом кадровых, технологических и операционных аспектов. Например, продовольственные компании на стадии восстановления должны обеспечить полную стерилизацию всего имущественного комплекса, чтобы в проактивном режиме обеспечить безопасность выпускаемой продукции. Они также должны быть готовы к тому, что им придется доказать безопасность своей продукции, тем самым предотвращая возникновение каких-либо сомнений или страхов у широкой общественности.

Подобные меры отличаются от оценки негативного воздействия на этапе реагирования и поэтому должны проводиться в отдельном порядке.

Сформируйте реалистичное понимание текущей цепочки поставок и последствий для клиентов

Пандемия коронавируса нанесла серьезный ущерб цепочкам поставок многих компаний. Компания Hyundai, к примеру, приостановила производство в Южной Корее из-за нехватки запчастей, производимых в Китае, и это случилось еще до того, как коронавирус атаковал страну. Даже Apple, которая получает около четверти своего операционного дохода в Китае, временно закрыла свои магазины и сборочные мощности, столкнувшись с проблемами в цепочке поставок, поскольку 290 из 800 ее поставщиков базируются в Китае . По мере внедрения сдерживающих мер все большим количеством компаний, дефицит поставок будет становиться все более выраженным и масштабным. Таким образом, крайне важно, чтобы компании имели достоверные данные относительно поставок сырья и материалов от существующих поставщиков, а также о возможностях дополнительных поставок за счет новых поставщиков с тем, чтобы обеспечить полноценное выполнение производственных задач. Компании могут быть излишне оптимистичны в оценке собственных возможностей в плане поставок, поэтому оценка реальных возможностей компании будет иметь первостепенное значение. Компании сталкиваются не только с невыполнением обязательств со стороны поставщиков, но и с тем, что процесс транспортировки продукции может пострадать еще сильнее.

В то же время, сами компании должны предоставлять своим клиентам объективные прогнозы вместо того, чтобы давать жизнеутверждающие обещания. Вполне естественно, что компании стремятся успокоить своих клиентов, однако чрезмерный оптимизм порождает недоверие. Может возникнуть нехватка персонала, если сотрудники все еще находятся на карантине, восстанавливаются после болезни или пока не могут приступить к работе из-за семейных проблем, связанных с распространением вируса.

Проведите критическую оценку операционных рисков и целостности производственных активов

Любое незапланированное дестабилизирующее событие чревато рисками для последующего восстановления деятельности; инциденты, связанные с безопасностью технологического процесса, наблюдаются в пять раз чаще во время перезапуска, нежели в ходе обычной деятельности . Для снижения таких рисков необходимо провести полную оценку всех критических рисков, связанных с перезапуском. Это позволит обеспечить целостность производственных активов и непрерывность процессов. Необходимо также актуализировать и полностью задокументировать правила и процедуры. Часть имущественного комплекса, скорее всего, не обслуживалась в соответствии с графиком и ввиду этого потребует полной проверки с соблюдением всех процедур, регулирующих блокировку оборудования в целях предотвращения инцидентов. При этом, любые работы по техническому обслуживанию должны быть завершены до перезапуска. Следует также проверить процессы управления, которые были оцифрованы. Наконец, в преддверии перезапуска производства следует провести комплексную проверку безопасности.

Используйте время простоя продуктивно

По мере снижения объемов работы или прекращения операционной деятельности появляется возможность задействовать персонал, работающий в дистанционном режиме, с целью обеспечения максимальной готовности компании к этапу восстановления. Таких сотрудников можно привлекать к актуализации процедур и программ обучения, планированию поставок и поиску потенциальных подрядчиков, тем самым обеспечив дополнительный стимул роста бизнеса во время перезапуска; также сотрудники могут разрабатывать подробные списки задач для контроля перезапуска и планировать кадры с учетом постепенного наращивания операционной деятельности. Это также идеальное время для формирования у сотрудников навыков эффективного управления операционными рисками. Для этого можно использовать виртуальные учебные программы или соответствующие модули дистанционного обучения.

Сосредоточьтесь на внешней коммуникации

Если вирус затронул вашу компанию – будь то заболевший сотрудник, подтвержденный факт передачи вируса на рабочем месте, карантин или даже мнение бизнес-сообщества, что компания не приняла все возможные меры предосторожности – это может нанести ущерб вашей репутации. В связи с этим, необходимо развернуть упреждающие меры, которые помогли бы успокоить клиентов, заинтересованные стороны, отраслевое сообщество и широкую общественность. Общество хочет знать, что произошло, какие усилия по смягчению последствий были предприняты, и как компания сможет гарантировать выполнение обязательств в соответствии с ожиданиями. Демонстрируя свою открытость, компания укрепляет доверие сотрудников, бизнес-сообщества и инвесторов, тем самым способствуя улучшению собственных экономических перспектив.

Заключение

Многие компании уверены в том, что подготовились к дестабилизирующим событиям, при этом они уделяют недостаточно времени проработке вопросов, связанных с последующим восстановлением своей деятельности. Это утверждение еще более актуально для ситуации с коронавирусом, поскольку меры реагирования неразрывно связаны с последующим перезапуском. Планировать восстановление никогда не рано. Шаги, рекомендованные в настоящем документе, должны рассматриваться в составе мер по реагированию, а не в качестве новой или отдельной инициативы. И хотя выполнять указанные задачи может одна и та же команда, меры по восстановлению все же отличаются от мер по реагированию. На этапе реагирования основная цель состоит в том, чтобы ограничить негативное воздействие на сотрудников и операционную деятельность компании. На этапе восстановления основное внимание уделяется быстрому возобновлению важнейших бизнес-функций и минимизации потерь клиентов. Крайне важно, чтобы компании уделяли достаточно внимания планированию восстановления и превращали риски в возможности, будучи хорошо подготовленными и проактивными в своих действиях.

Ознакомьтесь с инфографикой.

Загрузить полный текст статьи.